Gemba läpikävely

Jokaisesta yksittäisestä prosessista on kolme näkökulmaa: (1) todellisuus, (2) meidän oma subjektiivinen näkemys prosessista sekä (3) hahmotelma siitä, minkälainen prosessin tulisi olla. Todellisuus avautuu vain ja ainoastaan paikanpäällä havainnoimalla. Gemba on japania ja se tarkoittaa paikkaa, jossa työ tehdään. Lean filosofian mukaan prosessin todellinen tila ei avaudu mittarien ja raporttien pohjalta. Gemba läpikävely toteutetaan samassa järjestyksessä, kuin prosessi etenee kohti asiakasta.

Arvovirtakuvauksella pyritään visualisoimaan prosessin toiminnot ja niihin liittyvät tietovirrat. Gemba läpikävelyn lopputulemana voi olla arvovirtakuvaus prosessin todellisesta nykytilasta, jossa tuotantoketjun eri osat tunnistetaan ja kuvataan. Perimmäisenä tarkoituksena on ongelmien ja hukan tunnistaminen. Toisin kuin Gemba, arvovirtakuvausta tarkastellaan yleensä käänteisessä järjestyksessä päätepisteestä alkuun. Tarkastelutapa perustuu asiakkaan näkökulman ymmärtämiseen ja vahvistamiseen.

Yleisesti ongelmien löytymistä pidetään huonona asiana ja niitä pyritään piilottamaan sen sijaan, että ne tuotaisiin esille. Lean filosofiassa ongelmiin suhtaudutaan positiivisesti, koska ne avaavat mahdollisuuden parantamiseen ja kehittymiseen.

Nykytilan arvovirtakuvauksen jälkeen pyritään prosessi suunnittelemaan uudelleen siten, että havaitut ongelmat ja hukat saadaan poistettua. Tämän lopputuloksena syntyy prosessin tavoitetilan arvovirtakuvaus. Siinä kuvataan se tilanne minkälaiseksi prosessi halutaan muuttaa.

Lenkkeily on yksilölaji. Sitä harva toteuttaa ulkoisten tekijöiden pohjalta, vaan motivaatio löytyy yksilön pään sisältä. Gemba läpikävelyn tarkoituksena on siis tekemisen ja asiakastarpeiden välisen yhteyden ja sen todellisen tilanteen hahmottamista. Tekeminen käynnistyy tarpeesta. Teollisuudessa puhutaan asiakastarpeista ja imuohjauksessa tarve käynnistää tuotannon. Arvovirtakuvauksen laidasta löytyy siis tekemisen käynnistävä tekijä: asiakastarve. Asiakastarve vastaa kysymykseen, miksi jotain tehdään.

Organisaatioissa ja ylipäänsä ympäristöissä on huomattava määrä erilaisia prosesseja, toimintoja ja tukitoimintoja. Asiakkaat eivät ole kiinnostuneita organisaatioiden kokonaistoiminnasta, vaan siitä miten hyvin heidän tarpeensa tulevat täytettyä. Arvovirtakuvaus ja asiakastarve analyysi tulee siis toteuttaa sarjana erillisiä analyysejä, tarve kerrallaan ja palvelu kerrallaan. Iteratiivisesti.

”Toiminta pitää suunnitella sujuvaksi ja ennustettavaksi – se ei ole sitä sattumalta” (S. Torkkola, Lean asiantuntijatyön johtamisessa)

Itsensä johtaminen kaaoksessa ja stabiilissa ympäristössä on erilaista. Ensin on hyvä tunnistaa kumpaan näistä kohteista ympäristö kuuluu. Kaaottisessa ympäristössä tärkentä on pyrkiä luomaan järjestystä. Kaikki muu on ajanhukkaa. Jos toiminta ei ole vakiintunutta, ei sitä voi mitata eikä mittaustuloksien pohjalta voi tehdä johtopäätöksiä saati sitten suunnitelmia.

Mitä isompi kokonaisuus on tarkasteltavana, sitä enemmän se sisältää vaihtelua ja kaaottisia piirteitä. Tällöin kannattaa valita riittävän pieni parannuskohde käsiteltäväksi. Sen jälkeen seuraa ongelman visualisointi ja prosessin suunnittelu sujuvaksi. Mittaamisen avulla seurataan kehitystä ja saadaan tietoa syy-seuraus suhteiden muodostamiseksi.

Stabiilin ympäristön kehittäminen on analyyttisempää ja perustuu mittaustulosten tulkintaan. Tulokset analysoidaan, niiden pohjalta tehdään johtopäätöksiä, tunnistetaan kehityskohteet, jonka jälkeen muutetaan prosessia ja mitataan muutoksen seuraukset.

Mutta koska tilanne tällä hetkellä on kaaottinen pikiemminkin kuin stabiili, keskityn tässä hetkessä kaaottisen tilanteen haltuunottoon.

Mitä sitten ovat ne asiakastarpeet? Sitä olen pohtinut monelta näkökannalta. Mitä ne voisivat olla juuri minun osalta? Rajataan kohdetta ja otetaan tarkasteluun poikkeuksellisesti harjoittelu. Omalta osaltani lenkkeilyn tavoitteiksi ja tarpeeksi olen määritellyt harjoittelun laadun, optimaalisen kehittymisen käytetyn ajan suhteen ja tietynlaiseen irtiottoon töistä. Kysymys kuuluu: jotta näitä asioita voi parantaa, mitä ominaisuuksia / asioita tulisi minun muuttaa?

Gemba läpikävelyyn tulee valmistautua miettimällä ja hahmottamalla, mikä on se ongelma, johon lähdetään ratkaisua tai parannusta hakemaan. Jotta päästään vaikuttamaan ongelmaan, on tunnettava lisäksi siihen vaikuttavat prosessit ja toiminnot. Niiden avulla nähdään, mihin tulee kiinnittää huomiota ja mitä tulee muuttaa, jotta ongelmaan voidaan vaikuttaa.

Gemba kävelyyn on laadittu kysymyksiä, joiden tarkoituksena on ohjata havainnointia oikeaan suuntaan. Tässä yhteydessä olen karsinut listaa niiltä osin, kun ne ovat määritelty tuotannollisen ympäristön havainnointiin. Lisäksi olen soveltanut listaa siitä näkökulmasta, että niiden avulla havainnoidaan abstraktia, muuttuvaa ympäristöä.

Gemba läpikävelyä tukevat kysymykset:

1. Mitkä ovat tämän toiminnan ongelmat tarpeiden kannalta?
2. Mikä käynnistää tekemisen ja miten tarve tekemiselle ilmenee?
3. Kuka aikatauluttaa ja priorisoi toimintaa? Millä perusteella priorisointi toteutetaan?
   • tässä kohdassa on hyvä miettiä kuka kontrolloi tekemisen järjestystä, priorisoiko tekijä tekemistään vai onko taustalla joku muu asia tai tekijä, mikä määrää tekemisen prioriteetin?
   • pystytkö itse tekemään suunnitelma ja aikatauluttamaan sen?
   • onko ympäristössä jo valmiiksi aikataulutettua toimintaa sen verran, että suunnittelulle ei jää tilaa?
4. Kuinka sujuvaa työ on?
   • missä järjestyksessä työt tehdään?
   • minkälaisia katkoja esiintyy työtehtävissä?
   • minkä verran tässä osa-alueessa on tekemättömiä työtehtäviä?
   • onko toiminta ennustettavaa ja suunniteltavissa?
   • mitä teet kun jokin menee vikaan?
   • joudutaanko tekemään ylitöitä, lyhentämään nukkumista tai karsimaan jotain oleellista?
   • mistä tiedät että työ on valmis?
5. Miten toimintaa järjestellään priorisoinnin jälkeen?
   • säädetäänkö suunnitelmaa koko ajan?
   • onko suunnitelma olemassa?
   • onko suunnittelu hallittua ja järjestelmällistä?
   • kiirehditäänkö usein?
6. Miten tarvittavat tiedot saadaan?
   • mitä tietoja tarvitset?
7. Miten kehittäisit toimintaa?

Asiantuntijatyössä kuten myös tekemisessä yleisesti, toiminnan sujuvuus on olennaista. Keskittymistä häiritsevät keskeytykset ja häiriöt sekä monesta eri suunnasta tulevat pyynnöt. Mikäli peräkkäisiä työvaiheita toteutetaan erilaisten ’käyttöliittymien’ kautta, tarkoittaa työvaiheen vaihto aina siirtymistä tietynlaisesta käyttöympäristöstä toiseen. Tätä esiintyy mm. käytettäessä eri tietojärjestelmiä eri työvaiheissa.

Nyky ympäristö on täynnä erilaisia ärsykkeitä ja häiriötekijöitä. Seurataan sosiaalista mediaa, whatsup viesti kilahtaa, tekstiviestit, puhelin soi… on totuttu siihen, että puhelimeen vastataan välittömästi sen soidessa ja muu tekeminen keskeytetään. Väärä numero, mihinkäs sitä jäätiinkään..